Jak zdalnie zarządzać zespołem?

Trudna sytuacja w kraju oraz innowacyjne rozwiązania technologiczne sprawiły, że coraz więcej firm decyduje się, na przeniesie biurowych obowiązków do domowego zacisza. Praca zdalna stała się nieodzownym elementem współczesnego świata biznesu. Nie da się ukryć, że sytuacja, w której się znaleźliśmy, wymaga nowoczesnych rozwiązań. Doskonale wiedzą o tym kierownicy i pracownicy działów zarządzania personelem. Każdego dnia mierzą się z wyzwaniami pracy zdalnej zarówno własnej, jak i całego zespołu. W poniższym artykule zastanowimy się jak skutecznie zarządzać zespołem rozproszonym, jakie przeszkody stoją przed managerami oraz jak je pokonać. 

Jak planować pracę zespołu zdalnie? 

Kluczowym aspektem dobrze zaplanowanej pracy jest rutyna. Postaraj się wprowadzić ją w swoim zespole. Pod koniec każdego dnia zaplanuj krótkie zebranie. Nie wybieraj losowych godzin, ustal z zespołem najlepszą, dogodną dla wszystkich członków. Pozwól im także decydować, daj im możliwość bycia częścią organizacji. Niech każde zebranie zaczyna się i kończy o umówionej porze. Nie spóźnij się, pamiętaj, że to ty odgrywasz rolę autorytetu. 

Jak zarządzać pracą zespołu online? Jakie narzędzia wykorzystać?

Zarządzanie zespołem zdalnym nie musi być trudne. Wystarczy, że skorzystasz z narzędzi dostępnych online. Wykorzystaj możliwości, jakie daje Trello (interaktywna tablica z zadaniami) i o regularnych porach sprawdzaj postęp wykonywanych zadań. Ustawiaj kolorowe etykiety i planuj kolejne wyzwania. Staraj się zachowywać porządek na tablicach swoich podwładnych, tak aby nic ci nie umknęło. Korzystałeś już ze Slacka? Dzięki tej aplikacji komunikacja będzie jeszcze prostsza. Będziesz miał cały zespół w zasięgu ręki. Rozmowa jest niezwykle ważna, dzięki tej aplikacji będziesz mieć możliwość stworzenia zarówno grupowego czatu, jak i osobistej konwersacji. Zamiast tradycyjnego pakietu office wykorzystaj możliwości dokumentów Google, dzięki temu na bieżąco będziesz mógł wprowadzać poprawki i edytować pliki. 

Trello - narzędzie do zarządzania zespołem online
Trello to ciekawe narzędzie do zarządzania całym swoim zespołem. Źródło zdjęcia: https://trello.com/pl

Zdalna komunikacja z zespołem – jak zarządzać online?

Dobrze skomunikowany zespół to klucz do sukcesu każdej organizacji. Bez komunikacji nie możemy mówić o efektywnej pracy. To dzięki niej mamy możliwość szybkiego reagowania na potrzeby rynku, zlecania kolejnych zadań oraz kontroli efektów pracy naszego zespołu. Dobrze skomunikowany zespół jest w stanie kilkukrotnie szybciej odpowiadać na napotkane problemy oraz wykonywać powierzone zadania.

Jak prawidłowo komunikować się ze zdalnym zespołem?

Podstawowym fundamentem komunikacji w zdalnym zespole jest zbudowane silnych jej fundamentów w postaci zaufania. Zaufanie jest niezwykle istotnym czynnikiem podczas pracy zdalnej. Otwarte karty to podstawa działania każdego przedsiębiorstwa. Dzięki zaufaniu i otwartości zespołu jesteśmy w stanie jasno spojrzeć na napotkane problemy, rozwiać wątpliwości i spełnić oczekiwania, przed jakimi zostaliśmy postawieni. Brak zaufania może wywołać jedynie nadmierny stres, frustrację oraz narastającą potrzebę kontroli.

Kontrola nad zdalnym zespołem

Nie jest to natomiast jednoznaczne z zaprzestaniem jej stosowania. Aby wiedzieć, z jakimi problemami zmaga się twój zespół, staraj się robić regularne zebrania. Ustal konkretne godziny spotkania, dzięki czemu twoi pracownicy będą zawsze na nie gotowi. Systematyczność pracy jest bardzo ważna. Rutyna to klucz do sukcesu. Staraj się nie przekładać wyznaczonych terminów i na czas reagować, gdy pojawią się związane z tym komplikacje. Bardzo ważne jest to, abyś regularnie sprawdzał poczytania swoich pracowników. Rób to, aby zapobiec dezorganizacji, nie dlatego, że im nie ufasz. 

Jak komunikować się z zespołem? Stawianie oczekiwań

Kontrola nie jest możliwa bez jasno określonych oczekiwań. Pamiętaj, by szczegółowo określać cele zarówno firmy, jak i jednostki. Twoja wypowiedź powinna być jasna i klarowna. Możesz wykorzystać narzędzia dostępne online do stworzenia ciekawych prezentacji i raportów. Postaraj się, aby przekaz był jednoznaczny. Cele, które stawiamy przed naszymi pracownikami, powinny być realne. Zwróć uwagę na wiele czynników, w tym niezrozumienie tematu. Instrukcje wydane w zły sposób prowadzą do wielu nieporozumień, których wolelibyśmy uniknąć. Nieprawidłowe, zdalne zarządzanie zespołem może doprowadzić do sytuacji, w której pracownicy będą bezproduktywnie czekać na otrzymanie informacji zwrotnej. Dzięki prostemu przekazowi unikniesz dodatkowych pytań i niezgodności. 

dobra komunikacja z zespołem - jak to robić
Dobra komunikacja to klucz do sukcesu w każdej branży. Źródło zdjęcia: https://coolbrand.pl/kanaly-komunikacji-z-klientem-online/

Zarządzanie zdalnym zespołem – integracja

W dobie wszechobecnego kryzysu coraz bardziej oddalamy się od siebie. Relacje międzyludzkie schodzą na dalszy plan, a komunikacja ogranicza się do odpowiadania na listę formalnych mail. Wszystkie zebrania integracyjne odwołane? Jak sprawdzić, by zespół tworzył całość, nawet będąc w rozproszeniu? Media ułatwiają nam to zadanie poprzez szereg możliwości na zdalną integrację zespołu. Wystarczy zaangażować każdego pracownika do komunikacji nie tylko niewerbalnej, ale także werbalnej. Co powiesz na comiesięczne podsumowanie pracy? Możesz zrobić to w nieco luźniejszy sposób z kawą w ręku. Pozwól wykazać się każdemu z osobna. Niech każdy pochwali się, co udało mu się osiągnąć i z czym miał problem. Starajcie się szukać wspólnie rozwiązań. Twój zespół składa się z różnych ludzi, charakterów, osobowości. Pozwól im przedstawiać ich koncepcje, rozwiązania. Spraw, aby każdy czuł się częścią grupy. Nikogo nie wykluczaj. Każda osobowość jest cenna. Aby zintegrować swój zespół, możesz zaproponować także wspólny wyjazd. Jaki? Pisaliśmy o tym w artykule https://lubie.com.pl/integracyjny-weekend-w-spa-dla-rodzin-i-pracownikow/!

integracja zespołu online - czy to możliwe
Osoby wchodzące w skład twojego zespołu powinny regularnie się integrować. źródło: Źródło zdjęcia: https://300gospodarka.pl/explainer/dlaczego-spotkania-w-internecie-sa-meczace

Błędy zdalnego zarządzania zespołem

Błędy są naturalnym elementem nauki. Tobie także zdarza się je popełniać. Zarządzając zespołem zdalnym, staraj się unikać przerośniętych oczekiwań. Cele powinny być dostosowane do możliwości zarówno twoich, jak i twoich pracowników. Stawianie wyzwań jest niesamowicie ważne w kontekście późniejszego rozwoju. Pamiętaj jednak, że każdy ma prawo popełniać błędy, nawet w najprostszych zadaniach. Staraj się motywować swoich pracowników poprzez udzielanie pochwał, ale też dobrych rad. Pamiętaj, to ty jesteś ich mentorem. Daj swoim podwładnym dobry przykład, wzmacniając organizację poprzez optymistyczne podejście do pracy i bycie życzliwym. Spotkania zaczynaj i kończ z uśmiechem na twarzy. Staraj się realnie być zainteresowanym pracą każdego z osobna. 

Koszty zdalnego zarządzania zespołem

Wbrew pozorom takie koszty także istnieją. Zespół do pracy potrzebuje odpowiednich warunków, ty także. Może wiązać się to z dodatkowymi kosztami poniesionymi na zakup szybszego internetu lub dodatkowego sprzętu. Korzystanie z nowych technologii także bardzo często generuje koszty. Dostęp do aplikacji ułatwiających komunikację, mimo iż często jest darmowy, nie zawsze jest wystarczający. W takim przypadku firma zobowiązana jest do usprawnienia swoich działań poprzez wykorzystanie płatnych rozwiązań. Dodatkowym kosztem, jaki często ponosisz, jest czas, który musisz poświęcić na analizę pracy każdego z pracowników oraz odczytywanie korespondencji. Problemy techniczne mogą spowodować, że twoja wiadomość nie zostanie wystarczająco szybko dostarczona, co będzie wiązało się z kolejną serią opóźnień. Jak już pewnie zauważyłeś, zdalne zarządzanie także ma wady.

Zdalne zarządzanie zespołem – zalety

Wad jest niewiele, za to zalety moglibyśmy wymieniać bez końca. Zdalne zarządzanie ułatwia zarówno przepływ informacji, jak i skraca czas poświęcony na przebycie drogi do pracy. Zmiany są jedyną pewną rzeczą w organizacji. Dzięki opanowaniu umiejętności zarządzania zdalnym zespołem zyskasz wiele umiejętności, o których wcześniej nie miałeś pojęcia. Poznasz technologię, o której jak dotąd mogłeś tylko przeczytać. 

Szanuj czas innych

Dosyć często naginana zasada, prawda? Ile razy zdarzyło Ci się wysłać mail po 16, a może po 22? Robimy to nagminnie, pamiętajmy jednak, że czas wolny jest czasem wyłączony z trybu pracy. Solidny rozdział tych dwóch środowisk jest niezbędny do zachowania zdrowej głowy. Jeśli nagminnie będziesz pozwalać sobie na przesuwanie tych granic, całe twoje życie stanie się pracą. Nie wymagaj od pracowników, aby byli pod telefonem o każdej porze. Staraj się dostosować do ich dostępności i szanować przerwy na lunch czy fakt zakończonego już zlecenia. 

Wiesz już jak zarządzać zespołem zdalnym? Pamiętaj, by szanować czas innych i nie wymagać od nich ciągłej gotowości do pracy. Dbaj o komfort swoich pracowników i staraj się organizować wspólne inicjatywy. Nie muszą być czysto formalne. Wspólne uczestnictwo w akcjach charytatywnych, także zacieśnia więzi. Dbaj o głowę, zarówno swoją, jak i innych. Ciesz się z możliwości, jakie daje technologia, ale działaj rozsądnie. Nie poddawaj się, bo świetnie ci idzie!